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Vor gut 14 Tagen (04.01.2021) sprach mich mein Chef an, ob ich mir vorstellen könnte, die Teamleitung eines unserer Teams befristet zu übernehmen. Der Grund war, die eigentliche Teamleitung zu entlasten bzw. die Möglichkeit zu geben, sich bestimmten dringenden Projekten intensiver zu widmen.
Ich erbat mir ein wenig Bedenkzeit, denn hier waren für mich zukünftig wesentliche Änderungen verbunden. Die reine Personalführung ist für mich ja keine Unbekannte, da ich vor Jahren bereits einen ganzen Bereich leitete. Jetzt ging es für mich in erster Linie darum, mir über bestimmte Randbedingungen und Nachfolgeprozesse klar zu werden.
Da war zu allererst mein derzeitiges Aufgabengebiet und dessen Organisation. Wie geht es damit weiter bzw. wie muss ich was (um)organisieren/abgeben, wenn es denn überhaupt möglich ist.
Die nächsten Überlegungen galten der eventuellen zukünftigen Aufgabe, meinem neuen Team und was sich daraus entwickeln würde. Die Teammitglieder sitzen an 5 verschiedenen Standorten in drei Bundesländern und haben gleiche und aber auch unterschiedliche Aufgaben. Weiterhin war mir bekannt, dass ich hier auch auf die unterschiedlichsten Voraussetzungen/Arbeitsweisen treffen werde.
Ich, der ich ein sehr kommunikativer und IT-affiner Mensch bin, sah sofort die Potenziale hier ggf. Veränderungen/Verbesserungen in die Wege zu leiten. Nun bin ich natürlich nicht blauäugig und mir ist sehr bewusst, dass solche Veränderungen das Mittragen bzw. Akzeptieren beider Seiten voraussetzen.
Weiterhin galt es, eine klare Trennung meines etwaigen neuen Arbeitsgebiets zu den verbleibenden Aufgaben der eigentlichen Führungskraft zu regeln und sich dafür auch die Prokura und Unterstützung meines Chefs einzuholen.
Am nächsten Tag sprach ich wieder mit meinen Chef und offerierte ihm meine Gedanken zur etwaigen Zusage. Lange Rede… er sicherte zu.
Meine nächste Bitte war es, sehr zeitnah, ein 3er-Gespräch mit der betroffenen Person zu führen, um Gewissheit darüber zu erlangen, dass diese mit dem angedachten Verfahren wirklich einverstanden ist.
Dieses Gespräch wurde noch am gleichen Tag geführt und am Ende waren alle Dinge klar geklärt. Hier wurde auch die weitere Vorgehensweise und der Zeitplan der Übergabe/Übernahme der Aufgaben geklärt. Mir war es sehr wichtig, dass wir zuerst alle 25 Teammitglieder über die Änderung informieren, bevor die anderen Führungskräfte unseres Bereiches und deren Teams informiert werden.
Am nächsten Tag war eh Teammeeting (via WebEx) und so wurde dann, als letzter Tagesordnungspunkt, die Entscheidung der zukünftigen „Doppelführung“ den Mitarbeitenden mitgeteilt.
Am Nachmittag des gleichen Tages fand auch der Bereichs-Jour-fixe statt und so konnten wir die Botschaft auch hier sehr direkt kommunizieren, dass ich ab dem 18.01.2020 die Leitung übernehmen werde.
Am Ende dieses Teilprozesses war ich baff erstaunt, wie schnell etwas angefacht, abgestimmt und entschieden werden kann, wenn es alle Beteiligten wollen.
Die nächste Phase bestand darin, sich erstmal einen groben Überblick zu verschaffen, sich seine Fragen aufschreiben und diese dann innerhalb eines mehrstündigen Übergabegesprächs beantworten zu lassen. Darüberhinaus wurde ich auch über weitere Themen zur Aufgabe ins Bild gesetzt, die mir so noch nicht bekannt waren. Am Ende ergab sich ein sehr breiter Block an Aufgaben, die nun „erarbeitet“, verstanden und umgesetzt werden wollten.
Bei dieser “Druckbetankung“ kamen auch meine Synapsen in Wallungen und ich sah schon so einige Möglichkeiten, bestimmte Prozesse und Abläufe mit Hilfe von IT-Tools signifikant zu verbessern – jedenfalls aus meiner Sicht. Auch hier ist mir völlig klar, dass nicht alle sofort von diesem frischem Wind „mitgerissen“ werden 😉
Tja, nun ist die erste Woche im neuen „Amt“ auch schon wieder Geschichte und sie hatte es auch in sich.
Alle separaten Standortgespräche wurden mit den dort ansässigen Teammitgliedern via WebEx durchgeführt. In diesen Gesprächen legte ich meinen neuen Partnern dar, wie ich unser Team führen werde, welche Änderungen es geben würde und auf was ich Wert lege. Gleichzeitig offerierte ich ihnen meine immerwährende Bereitschaft mich für ihre Belange, im Rahmen meiner Möglichkeiten, einzusetzen. Ich hatte das Gefühl, dass diese Gespräche gut aufgenommen wurden und wir alle somit einen guten Start hatten.
Als erste Umstellung habe ich den vorhandenen und „vernachlässigten“ Teamraum (SharePoint) mit einigen neuen Werkzeugen ausgestattet, um unsere Zusammenarbeit transparent zu gestalten und zu verbessern. Dazu zählen eine Übersicht der Aufgabengebiete und deren zugeordnete Mitarbeitende inkl. der Aufgabenlokalisierung (Region oder nur an einem Standort), ein automatisierter News-Bereich (um sehr schnell Informationen an das gesamte Team zu geben), ein FAQ-Bereich (hier werden, wenn notwendig, Prozesse mit ihrem Erklärungen/Lösungen beschrieben) und ein sogenannter Link-Bereich (wo Verlinkungen zu Anleitungen, Infosystemen etc. verfügbar sind).
In der vergangenen Woche durfte ich auch sehr intensiv erfahren, dass mein neues Arbeitsgebiet in der Hauptsache aus Abstimmungsrunden (die gerne auch stundenlang und aktuell aus dem C-Grund via WebEx durchgeführte werden) bestehen (werden?). Diesem neuen Umstand geschuldet musste ich meinen Arbeitstag auch kalendertechnisch anders strukturieren. So richtete ich mir in den frühen Morgen- und späten Abendstunden „Blocker“ ein, in denen ich grundsätzlich keine Abstimmungen zulasse, sondern „nur mir gehöre“, um „meine“ Arbeiten für mein Team zu erledigen. Weiterhin nutze ich gelegentlich auch die segensreiche Funktion in unserer Kommunikationssoftware Jabber und stelle meine Status auf „nicht stören!“ ein, um ankommende Telefonate von vornherein nicht zu mir durch zulassen. Natürlich ist dies immer nur die „Ultima Ratio“, um ungestört einfach mal seinen Job machen zu können.
Fazit: Eine aufregende, spannende und ja, herausfordernde Woche geht zu Ende. …. Mehrere aufregende, spannende und herausfordernde Wochen werden folgen.
Schaun wa mal, wie es weitergeht. Ich werde berichten … Natürlich! 😉
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